Produktivitas bekerja adalah kemampuan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang berkaitan dengan pekerjaan secara efektif dan efisien. Produktivitas bekerja sangat penting untuk mencapai tujuan karier, meningkatkan kinerja, dan memperoleh kepuasan kerja. Namun, produktivitas bekerja tidak selalu mudah untuk dijaga, apalagi di tengah tantangan dan gangguan yang ada di sekitar kita.
Bagaimana cara meningkatkan produktivitas bekerja? Apa saja tips dan trik yang bisa kita terapkan untuk bekerja lebih baik dan lebih cepat? Dalam artikel ini, ilgazzettinosicilia akan membahas 10 cara meningkatkan produktivitas bekerja yang praktis dan mudah dilakukan. Mari kita simak bersama!
Cara Meningkatkan Produktivitas Bekerja
1. Tentukan tujuan dan prioritas kerja
Langkah pertama untuk meningkatkan produktivitas bekerja adalah menentukan tujuan dan prioritas kerja. Tujuan kerja adalah hasil akhir yang ingin dicapai dari pekerjaan yang dilakukan. Prioritas kerja adalah urutan atau tingkat pentingnya tugas-tugas yang harus diselesaikan.
Dengan menentukan tujuan dan prioritas kerja, kita bisa memiliki arah dan fokus yang jelas dalam bekerja. Kita juga bisa menghindari kebingungan, penundaan, atau pemborosan waktu dalam menyelesaikan tugas-tugas yang kurang penting atau mendesak.
Untuk menentukan tujuan dan prioritas kerja, kita bisa menggunakan metode SMART, yaitu:
– Specific (Spesifik): Tujuan kerja harus jelas dan spesifik, tidak ambigu atau samar-samar.
– Measurable (Terukur): Tujuan kerja harus dapat diukur dengan kriteria atau indikator yang objektif.
– Achievable (Tercapai): Tujuan kerja harus realistis dan sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang dimiliki.
– Relevant (Relevan): Tujuan kerja harus relevan dengan visi, misi, dan nilai-nilai organisasi atau perusahaan tempat bekerja.
– Time-bound (Terbatas Waktu): Tujuan kerja harus memiliki batas waktu atau deadline yang jelas dan tegas.
Setelah menentukan tujuan kerja, kita bisa menentukan prioritas kerja dengan menggunakan matriks Eisenhower, yaitu:
– Penting dan Mendesak: Tugas-tugas yang harus diselesaikan segera karena berdampak besar pada pencapaian tujuan kerja.
– Penting tapi Tidak Mendesak: Tugas-tugas yang harus direncanakan dengan baik karena berdampak besar pada pencapaian tujuan kerja, tetapi tidak memerlukan penyelesaian segera.
– Tidak Penting tapi Mendesak: Tugas-tugas yang harus didelegasikan atau ditunda karena berdampak kecil pada pencapaian tujuan kerja, tetapi memerlukan penyelesaian segera.
– Tidak Penting dan Tidak Mendesak: Tugas-tugas yang harus dieliminasi atau diabaikan karena berdampak kecil pada pencapaian tujuan kerja dan tidak memerlukan penyelesaian segera.
2. Buat rencana kerja harian
Setelah menentukan tujuan dan prioritas kerja, langkah selanjutnya adalah membuat rencana kerja harian. Rencana kerja harian adalah daftar tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam satu hari kerja. Rencana kerja harian berguna untuk mengatur waktu, mengatur sumber daya, mengontrol progres, dan mengevaluasi hasil.
Untuk membuat rencana kerja harian, kita bisa menggunakan metode to-do list, yaitu:
– Menuliskan semua tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam satu hari kerja.
– Mengurutkan tugas-tugas berdasarkan prioritasnya, dari yang paling penting dan mendesak hingga yang paling tidak penting dan tidak mendesak.
– Menetapkan waktu estimasi untuk menyelesaikan setiap tugas, dengan mempertimbangkan tingkat kesulitan, ketersediaan sumber daya, dan kemungkinan gangguan.
– Menyesuaikan rencana kerja harian dengan jadwal kerja, baik yang bersifat rutin maupun yang bersifat khusus, seperti rapat, presentasi, atau pelatihan.
– Mencentang atau mencoret tugas-tugas yang sudah selesai dikerjakan dan mengevaluasi hasilnya.
3. Bangun kebiasaan kerja yang baik
Langkah ketiga untuk cara meningkatkan produktivitas bekerja adalah membangun kebiasaan kerja yang baik. Kebiasaan kerja adalah perilaku atau aktivitas yang dilakukan secara berulang-ulang dan menjadi bagian dari rutinitas kerja. Kebiasaan kerja yang baik adalah perilaku atau aktivitas yang mendukung pencapaian tujuan dan prioritas kerja.
Untuk membangun kebiasaan kerja yang baik, kita bisa menggunakan metode 3R, yaitu:
– Reminder (Pengingat): Menetapkan hal-hal yang bisa mengingatkan kita untuk melakukan kebiasaan kerja yang baik, seperti alarm, kalender, atau catatan.
– Routine (Rutinitas): Melakukan kebiasaan kerja yang baik secara konsisten dan teratur, tanpa terpengaruh oleh suasana hati, kondisi tubuh, atau situasi lingkungan.
– Reward (Penghargaan): Memberikan penghargaan kepada diri sendiri setiap kali berhasil melakukan kebiasaan kerja yang baik, seperti pujian, hadiah, atau istirahat.
Beberapa contoh kebiasaan kerja yang baik yang bisa kita bangun adalah:
– Bangun lebih awal dan siapkan diri untuk bekerja dengan semangat.
– Menyelesaikan tugas-tugas yang paling penting dan mendesak terlebih dahulu.
– Menghindari gangguan atau distraksi saat bekerja, seperti ponsel, media sosial, atau obrolan.
– Mengambil waktu istirahat secara berkala untuk merefresh pikiran dan tubuh.
– Menjaga kesehatan fisik dan mental dengan makan sehat, berolahraga, dan tidur cukup.
4. Fokus pada satu tugas
Langkah keempat untuk cara meningkatkan produktivitas bekerja adalah fokus pada satu tugas. Fokus pada satu tugas adalah kemampuan untuk berkonsentrasi penuh pada tugas yang sedang dikerjakan tanpa terganggu oleh hal-hal lain. Fokus pada satu tugas sangat penting untuk meningkatkan kualitas dan kecepatan penyelesaian tugas.
Untuk fokus pada satu tugas, kita bisa menggunakan metode pomodoro, yaitu:
– Memilih satu tugas yang ingin diselesaikan dan menetapkan waktu estimasi untuk menyelesaikannya.
– Mengatur timer selama 25 menit dan mulai mengerjakan tugas tersebut dengan fokus penuh tanpa gangguan apapun.
– Ketika timer berbunyi, mengambil waktu istirahat selama 5 menit dan melakukan hal-hal ringan yang menyenangkan, seperti minum air, meregangkan otot, atau mendengarkan musik.
– Mengulangi siklus ini hingga empat kali, kemudian mengambil waktu istirahat yang lebih panjang selama 15-30 menit.
– Melanjutkan mengerjakan tugas tersebut hingga selesai atau beralih ke tugas lain jika sudah selesai.
5. Tingkatkan kemampuan dan pengetahuan
Langkah kelima untuk cara meningkatkan produktivitas bekerja adalah meningkatkan kemampuan dan pengetahuan. Kemampuan adalah keterampilan atau kompetensi yang dimiliki untuk melakukan pekerjaan tertentu. Pengetahuan adalah informasi atau pemahaman yang dimiliki tentang pekerjaan tertentu. Kemampuan dan pengetahuan sangat berpengaruh pada produktivitas bekerja karena menentukan seberapa baik dan seberapa cepat kita bisa menyelesaikan pekerjaan.
Untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan, kita bisa menggunakan metode 70:20:10, yaitu:
– 70% belajar dari pengalaman: Mendapatkan kemampuan dan pengetahuan dari melakukan pekerjaan secara langsung, mencoba hal-hal baru, menghadapi tantangan, membuat kesalahan, dan memperbaiki diri.
– 20% belajar dari orang lain: Mendapatkan kemampuan dan pengetahuan dari berinteraksi dengan orang lain yang terkait dengan pekerjaan, seperti atasan, rekan kerja, mentor, pelanggan, atau pakar.
– 10% belajar dari program formal: Mendapatkan kemampuan dan pengetahuan dari mengikuti program-program formal yang diselenggarakan oleh organisasi atau perusahaan tempat bekerja, seperti pelatihan, seminar, workshop, atau sertifikasi.
Beberapa contoh cara meningkatkan kemampuan dan pengetahuan yang bisa kita lakukan adalah:
– Membaca buku, artikel, jurnal, atau blog yang berkaitan dengan pekerjaan.
– Menonton video, podcast, webinar, atau kursus online yang berkaitan dengan pekerjaan.
– Mengikuti komunitas, forum, atau grup diskusi yang berkaitan dengan pekerjaan.
– Meminta feedback, saran, atau bantuan dari orang-orang yang lebih berpengalaman atau ahli di bidang pekerjaan.
– Mencari tantangan, proyek, atau tugas baru yang bisa meningkatkan kemampuan dan pengetahuan.
6. Manfaatkan teknologi
Langkah keenam untuk cara meningkatkan produktivitas bekerja adalah memanfaatkan teknologi. Teknologi adalah alat-alat atau aplikasi-aplikasi yang bisa membantu kita dalam melakukan pekerjaan. Teknologi sangat bermanfaat untuk meningkatkan produktivitas bekerja karena bisa mempermudah, mempercepat, dan memperbaiki proses dan hasil kerja.
Untuk memanfaatkan teknologi, kita bisa menggunakan metode 4C, yaitu:
– Communication (Komunikasi): Menggunakan teknologi untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang terkait dengan pekerjaan, seperti atasan, rekan kerja, pelanggan, atau pihak eksternal. Contoh teknologi untuk komunikasi adalah email, telepon, pesan instan, video call, atau media sosial.
– Collaboration (Kolaborasi): Menggunakan teknologi untuk bekerja sama dengan orang-orang yang terkait dengan pekerjaan dalam menyelesaikan tugas-tugas bersama. Contoh teknologi untuk kolaborasi adalah Google Drive, Dropbox, Trello, Slack, atau Microsoft Teams.
– Creativity (Kreativitas): Menggunakan teknologi untuk menghasilkan ide-ide baru atau solusi-solusi alternatif dalam menyelesaikan masalah-masalah yang ada di pekerjaan. Contoh teknologi untuk kreativitas adalah mind mapping, brainstorming, prototyping, atau design thinking.
– Critical Thinking (Berfikir Kritis): Menggunakan teknologi untuk menganalisis data-data atau informasi-informasi yang berkaitan dengan pekerjaan secara akurat dan objektif. Contoh teknologi untuk berfikir kritis adalah spreadsheet, grafik, statistik, dashboard, atau artificial intelligence.
7. Buat lingkungan kerja yang nyaman
Langkah ketujuh untuk cara meningkatkan produktivitas bekerja adalah membuat lingkungan kerja yang nyaman. Lingkungan kerja adalah kondisi fisik atau non-fisik yang ada di sekitar tempat bekerja. Lingkungan kerja yang nyaman adalah kondisi yang mendukung kesehatan dan kenyamanan kita saat bekerja.
Untuk membuat lingkungan kerja yang nyaman, kita bisa menggunakan metode 5S, yaitu:
– Seiri (Sort): Menyortir barang-barang yang ada di tempat kerja dan membuang atau menyimpan barang-barang yang tidak diperlukan.
– Seiton (Set in Order): Menata barang-barang yang ada di tempat kerja dan memberi label atau kode warna pada barang-barang tersebut agar mudah ditemukan dan diambil.
– Seiso (Shine): Membersihkan tempat kerja secara rutin dan menjaga kebersihan dan keindahan tempat kerja.
– Seiketsu (Standardize): Membuat standar atau aturan untuk menjaga keadaan tempat kerja agar tetap rapi dan bersih.
– Shitsuke (Sustain): Membiasakan diri untuk selalu mengikuti standar atau aturan yang telah dibuat dan melakukan perbaikan-perbaikan jika diperlukan.
Beberapa contoh cara membuat lingkungan kerja yang nyaman adalah:
– Menyesuaikan pencahayaan dan suhu ruangan sesuai dengan kebutuhan dan preferensi kita.
– Menyediakan peralatan kerja yang lengkap dan berkualitas, seperti meja, kursi, komputer, atau printer.
– Menghias tempat kerja dengan tanaman, foto, atau benda-benda yang bisa memberi inspirasi atau motivasi kita.
– Menjaga kebisingan dan gangguan di tempat kerja agar tidak mengganggu konsentrasi kita.
– Menjaga hubungan baik dengan orang-orang yang ada di tempat kerja, seperti atasan, rekan kerja, atau pelanggan.
8. Lakukan evaluasi dan refleksi
Langkah kedelapan untuk cara meningkatkan produktivitas bekerja adalah melakukan evaluasi dan refleksi. Evaluasi adalah proses untuk mengukur seberapa baik kita telah menyelesaikan pekerjaan yang telah direncanakan. Refleksi adalah proses untuk meninjau seberapa baik kita telah melakukan pekerjaan yang telah diselesaikan. Evaluasi dan refleksi sangat penting untuk meningkatkan produktivitas bekerja karena bisa membantu kita untuk mengenali kekuatan dan kelemahan kita, serta menentukan langkah-langkah perbaikan untuk pekerjaan selanjutnya.
Untuk melakukan evaluasi dan refleksi, kita bisa menggunakan metode SWOT, yaitu:
– Strengths (Kekuatan): Menyebutkan hal-hal yang menjadi keunggulan atau kelebihan kita dalam melakukan pekerjaan.
– Weaknesses (Kelemahan): Menyebutkan hal-hal yang menjadi kekurangan atau hambatan kita dalam melakukan pekerjaan.
– Opportunities (Peluang): Menyebutkan hal-hal yang bisa menjadi kesempatan atau potensi untuk meningkatkan produktivitas bekerja di masa depan.
– Threats (Ancaman): Menyebutkan hal-hal yang bisa menjadi tantangan atau risiko untuk mengganggu produktivitas bekerja di masa depan.
Beberapa contoh cara melakukan evaluasi dan refleksi adalah:
– Membuat laporan kerja yang berisi tujuan, prioritas, rencana, proses, hasil, dan evaluasi pekerjaan yang telah dilakukan.
– Meminta feedback, saran, atau kritik dari orang-orang yang terkait dengan pekerjaan, seperti atasan, rekan kerja, pelanggan, atau pakar.
– Membuat jurnal kerja yang berisi refleksi tentang pengalaman, perasaan, pemikiran, atau pembelajaran yang didapat dari pekerjaan yang telah dilakukan.
– Membuat rencana perbaikan yang berisi langkah-langkah konkret untuk memperbaiki kelemahan atau mengatasi ancaman yang ada di pekerjaan.
9. Motivasi diri sendiri
Langkah kesembilan untuk cara meningkatkan produktivitas bekerja adalah memotivasi diri sendiri. Motivasi diri sendiri adalah dorongan atau alasan yang membuat kita ingin melakukan pekerjaan dengan baik. Motivasi diri sendiri sangat penting untuk meningkatkan produktivitas bekerja karena bisa memberi kita energi, semangat, dan antusiasme dalam bekerja.
Untuk memotivasi diri sendiri, kita bisa menggunakan metode 3M, yaitu:
– Meaning (Makna): Menemukan makna atau tujuan dari pekerjaan yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut berkontribusi pada pencapaian tujuan pribadi atau organisasi.
– Mastery (Penguasaan): Menantang diri sendiri untuk terus belajar dan meningkatkan kemampuan dan pengetahuan dalam pekerjaan dan merasakan kepuasan dari pencapaian tersebut.
– Momentum (Momentum): Membuat momentum atau ritme kerja yang sesuai dengan kapasitas dan preferensi kita dan menjaga momentum tersebut agar tidak terputus oleh hal-hal yang tidak penting.
Beberapa contoh cara memotivasi diri sendiri adalah:
– Mengingatkan diri sendiri tentang alasan mengapa kita memilih pekerjaan tersebut dan apa manfaatnya bagi diri sendiri dan orang lain.
– Membuat target-target kecil yang bisa dicapai dalam waktu singkat dan merayakan setiap pencapaian tersebut dengan cara-cara yang menyenangkan.
– Menginspirasi diri sendiri dengan membaca buku-buku motivasi, menonton video-video inspiratif, atau mendengarkan cerita-cerita sukses dari orang-orang yang berhasil di bidang pekerjaan kita.
– Mengapresiasi diri sendiri dengan memberi pujian, hadiah, atau penghargaan kepada diri sendiri atas kerja keras dan hasil yang telah dicapai.
10. Mintalah bantuan jika perlu
Langkah kesepuluh untuk cara meningkatkan produktivitas bekerja adalah mintalah bantuan jika perlu. Mintalah bantuan adalah tindakan untuk meminta dukungan atau sumber daya dari orang lain yang bisa membantu kita dalam menyelesaikan pekerjaan. Mintalah bantuan jika perlu sangat penting untuk meningkatkan produktivitas bekerja karena bisa menghemat waktu, energi, dan biaya dalam bekerja.
Untuk mintalah bantuan jika perlu, kita bisa menggunakan metode SMARTER, yaitu:
– Specific (Spesifik): Menentukan secara jelas apa yang kita butuhkan dari orang lain, seperti informasi, saran, bantuan, atau sumber daya.
– Measurable (Terukur): Menentukan secara jelas bagaimana kita bisa mengukur apakah orang lain telah memberikan apa yang kita butuhkan atau tidak.
– Achievable (Tercapai): Menentukan secara jelas apakah orang lain memiliki kemampuan dan sumber daya untuk memberikan apa yang kita butuhkan atau tidak.
– Relevant (Relevan): Menentukan secara jelas apakah apa yang kita butuhkan dari orang lain relevan dengan tujuan dan prioritas kerja kita atau tidak.
– Time-bound (Terbatas Waktu): Menentukan secara jelas kapan kita membutuhkan apa yang kita minta dari orang lain dan kapan orang lain harus memberikannya kepada kita.
– Evaluate (Evaluasi): Menilai seberapa baik orang lain telah memberikan apa yang kita minta dan seberapa besar manfaatnya bagi pekerjaan kita.
– Reward (Penghargaan): Memberikan penghargaan kepada orang lain yang telah memberikan apa yang kita minta, seperti ucapan terima kasih, pujian, hadiah, atau rekomendasi.
Beberapa contoh cara mintalah bantuan jika perlu adalah:
– Meminta atasan untuk memberikan arahan, dukungan, atau wewenang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
– Meminta rekan kerja untuk berbagi tanggung jawab, ide, atau solusi dalam menyelesaikan tugas-tugas bersama.
– Mintalah mentor untuk memberikan bimbingan, nasihat, atau umpan balik yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan.
– Meminta pelanggan untuk memberikan masukan, testimoni, atau referensi yang dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas dan kepuasan kerja.
– Meminta pakar atau konsultan untuk memberikan informasi, analisis, atau rekomendasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada di pekerjaan.
Kesimpulan Cara Meningkatkan Produktivitas Bekerja
Produktivitas bekerja adalah salah satu faktor penting yang menentukan kesuksesan dan kebahagiaan kita di dunia kerja. Untuk cara meningkatkan produktivitas bekerja, kita perlu menerapkan beberapa tips dan trik yang praktis dan mudah dilakukan. Dalam artikel ini, kita telah membahas 20 cara meningkatkan produktivitas bekerja, yaitu:
1. Tentukan tujuan dan prioritas kerja
2. Buat rencana kerja harian
3. Bangun kebiasaan kerja yang baik
4. Fokus pada satu tugas
5. Tingkatkan kemampuan dan pengetahuan
6. Manfaatkan teknologi
7. Buat lingkungan kerja yang nyaman
8. Lakukan evaluasi dan refleksi
9. Motivasi diri sendiri
10. Mintalah bantuan jika perlu
Dengan menerapkan cara meningkatkan produktivitas bekerja tersebut, kita bisa bekerja lebih baik dan lebih cepat, serta merasakan kepuasan dan kebanggaan dari hasil kerja kita. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang ingin tau cara meningkatkan produktivitas bekerja. Selamat mencoba!
Tanya Jawab
Berikut adalah lima pertanyaan dan jawaban yang sering diajukan tentang cara meningkatkan produktivitas bekerja:
1. Apa itu produktivitas bekerja?
Produktivitas bekerja adalah kemampuan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang berkaitan dengan pekerjaan secara efektif dan efisien.
2. Mengapa produktivitas bekerja penting?
Produktivitas bekerja penting karena sangat berpengaruh pada pencapaian tujuan karier, meningkatkan kinerja, dan memperoleh kepuasan kerja.
3. Apa saja faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas bekerja?
Faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas bekerja antara lain adalah tujuan, prioritas, rencana, kebiasaan, fokus, kemampuan, pengetahuan, teknologi, lingkungan, evaluasi, refleksi, motivasi, dan bantuan.
4. Bagaimana cara mengukur produktivitas bekerja?
Cara mengukur produktivitas bekerja adalah dengan menggunakan metode SMART, yaitu menentukan tujuan kerja yang spesifik, terukur, tercapai, relevan, dan terbatas waktu, kemudian mengevaluasi seberapa baik kita telah mencapai tujuan tersebut.
5. Bagaimana cara meningkatkan produktivitas bekerja?
Cara meningkatkan produktivitas bekerja adalah dengan menerapkan 20 tips yang telah dibahas dalam artikel ini, yaitu menentukan tujuan dan prioritas kerja, membuat rencana kerja harian, membangun kebiasaan kerja yang baik, fokus pada satu tugas, meningkatkan kemampuan dan pengetahuan, memanfaatkan teknologi, membuat lingkungan kerja yang nyaman, melakukan evaluasi dan refleksi, memotivasi diri sendiri, dan mintalah bantuan jika perlu.
